Tools für Selbstständige – Für einen erfolgreichen Start
Vom Projektmanagement über Design bis hin zur Buchhaltung – mit den richtigen Tools für Selbstständige wird der Start ins Unternehmertum viel einfacher. Hier zeigen wir dir zehn Tools, die dir helfen, deine Arbeit zu organisieren, Zeit zu sparen und deine Prozesse zu optimieren.
Inhaltsverzeichnis
Die besten digitalen Helfer
Der Schritt in die Selbstständigkeit ist aufregend und bringt viele Herausforderungen mit sich. Gerade zu Beginn stehen frisch gegründete Unternehmen und Selbstständige vor der Aufgabe, möglichst effizient zu arbeiten und alle Bereiche des Geschäfts im Griff zu behalten. Vom Projektmanagement über die Kundenkommunikation bis zur Buchhaltung – es gibt zahlreiche Aufgaben, die bewältigt werden müssen. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Tools, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) entwickelt wurden und den Arbeitsalltag erheblich erleichtern.
In diesem Artikel stellen wir dir zehn hilfreiche Tools vor, die dir den Start in die Selbstständigkeit erleichtern und dir dabei helfen, die täglichen Aufgaben effizient und professionell zu meistern. Alle 10 Tools haben wir selbst gründlich getestet und arbeiten heute noch regelmässig damit.
1. Trello
Dein Projektmanagement für mehr Überblick
Trello ist ein flexibles Projektmanagement-Tool, das sich besonders für die Planung und Organisation von Aufgaben eignet. Das Tool arbeitet mit einer intuitiven Board- und Kartenstruktur, die sich für unterschiedliche Projekte und Teams anpassen lässt. Mit Trello kannst du Projekte visuell in verschiedene Phasen unterteilen, Aufgaben mit Fälligkeiten und Prioritäten versehen und sie direkt einzelnen Teammitgliedern zuweisen. Von der wöchentlichen Aufgabenliste bis hin zu umfassenden Projektplänen – Trello gibt dir einen klaren Überblick und hilft dir dabei, effizienter zu arbeiten und stets den Fortschritt im Blick zu behalten. Durch seine benutzerfreundliche Oberfläche eignet es sich sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Projektmanager.
Vorteile:
- Einfache Bedienung: Dank des visuellen Aufbaus und der intuitiven Drag-and-Drop-Funktion eignet sich Trello perfekt für Anfänger. Aufgaben und Projekte lassen sich mit wenigen Klicks verwalten und schnell anpassen.
- Teamarbeit fördern: Du kannst Teammitglieder hinzufügen, Aufgaben zuweisen und über Kommentare direkt in den Karten kommunizieren, was die Zusammenarbeit vereinfacht und Missverständnisse reduziert.
- Anpassungsfähig an verschiedene Projekte: Trello lässt sich von einfachen To-do-Listen bis zu komplexeren Workflows individuell anpassen und kann durch zahlreiche Integrationen mit anderen Tools erweitert werden.
Kosten:
Trello bietet eine kostenlose Version, die für die meisten Nutzer bereits viele Funktionen enthält. Für erweiterte Funktionen, Integrationen und mehr Anpassungsmöglichkeiten gibt es den Business-Class-Plan für etwa 10 USD pro Benutzer und Monat.
2. Canva
Dein Design-Tool für beeindruckende Inhalte
Canva ist ein vielseitiges Grafikdesign-Tool, das speziell für Nicht-Designer entwickelt wurde (aber auch erfahrene Designer arbeiten häufig damit). Es bietet dir Tausende von Vorlagen für Social-Media-Posts, Präsentationen, Flyer, Logos und mehr. Canva ermöglicht es dir, ansprechende Designs zu erstellen, ohne komplexe Software oder spezielle Designkenntnisse zu benötigen. Mit einem einfachen Drag-and-Drop-Interface und zahlreichen Design-Elementen wie Icons, Bildern und Schriftarten kannst du jedes Projekt individuell gestalten. Ob für die Erstellung eines Firmenlogos, eines Werbeposts für Social Media oder für die Gestaltung professioneller Präsentationen – Canva hilft dir, deine Ideen schnell und visuell ansprechend umzusetzen.
Vorteile:
- Grosse Auswahl an Vorlagen und Elementen: Canva bietet dir eine riesige Bibliothek an Vorlagen und Designelementen, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten sind.
- Einfache Bedienung ohne Vorkenntnisse: Dank der intuitiven Oberfläche kannst du Designs per Drag-and-Drop erstellen, was es auch für Einsteiger leicht macht, professionelle Ergebnisse zu erzielen.
- Vielfältige Einsatzmöglichkeiten: Ob Social Media, Print oder Web – Canva bietet dir Vorlagen für jede Plattform und Anwendung, sodass du flexibel für verschiedene Kanäle gestalten kannst.
Kosten:
Canva bietet eine kostenlose Basisversion mit vielen Funktionen. Für Zugang zu Premium-Elementen, Vorlagen und weiteren Funktionen wie dem Team-Feature gibt es Canva Pro für ca. 12,95 USD pro Monat.
3. KLARA Buchhaltung
Dein digitales Buchhaltungstool für einfache Verwaltung
KLARA Buchhaltung ist eine umfassende Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) in der Schweiz zugeschnitten ist. Dieses Tool vereinfacht alle wichtigen buchhalterischen Aufgaben wie die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Rechnungen und die Verwaltung von Belegen. Mit der intuitiven Bedienung und automatisierten Funktionen hilft KLARA dir, den Überblick über deine Finanzen zu behalten und gleichzeitig Zeit zu sparen. So kannst du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren, während die Software den finanziellen Aspekt deines Unternehmens organisiert.
Vorteile:
- Automatisierte Buchhaltungsprozesse: KLARA bietet eine automatisierte Erfassung von Belegen und Banktransaktionen, was den Aufwand für manuelle Eingaben reduziert und Fehler minimiert.
- Integration mit Steuerbehörden: Durch die Integration mit schweizerischen Steuerbehörden kannst du deine Steuerunterlagen einfach und sicher vorbereiten und einreichen.
- Benutzerfreundliches Dashboard: KLARA bietet dir eine übersichtliche und einfache Benutzeroberfläche, die dir sofort einen Überblick über deinen finanziellen Status gibt und wichtige Kennzahlen hervorhebt.
Kosten:
KLARA bietet eine flexible Preisstruktur an, die je nach Unternehmensgrösse und Bedarf angepasst werden kann. Die grundlegenden Funktionen beginnen bei CHF 26.- pro Monat. Das Ganze kann kostenlos für 30 Tage getestet werden.
4. Google Meet
Für deine Online-Meetings
Google Meet ist eine leistungsstarke und leicht zugängliche Plattform für Videokonferenzen und Meetings. Ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die regelmäßig virtuelle Besprechungen abhalten müssen, bietet Google Meet klare Audio- und Videoqualität sowie eine intuitive Benutzeroberfläche. Es erleichtert die Verbindung mit Kunden, Teams und Partnern in Echtzeit und unterstützt Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Chat, die die Zusammenarbeit erheblich verbessern. Besonders für Neugründer und kleine Unternehmen ist Google Meet eine kosteneffiziente Möglichkeit, die Kommunikationswege zu optimieren, unabhängig davon, wo die Teilnehmenden sich befinden.
Vorteile:
- Einfach und zuverlässig: Google Meet ist sehr benutzerfreundlich und lässt sich ohne zusätzliche Software installieren, da es direkt im Browser läuft. Das macht es unkompliziert für alle Beteiligten.
- Hohe Video- und Audioqualität: Die Plattform bietet eine stabile Verbindung, selbst bei größeren Teilnehmerzahlen, und ermöglicht so professionelle Meetings.
- Nahtlose Integration in Google Workspace: Google Meet lässt sich perfekt mit anderen Google-Apps wie Kalender und Drive integrieren, was die Planung und Organisation von Meetings erleichtert.
Kosten:
Google Meet ist in der Basisversion kostenlos und ermöglicht Videokonferenzen bis zu 1 Stunde. Für erweiterte Funktionen gibt es die kostenpflichtige Version über Google Workspace ab rund CHF 6 pro Monat und Benutzer.
5. Mailchimp
Das beliebte E-Mail-Marketing-Tool
Mailchimp ist ein beliebtes E-Mail-Marketing-Tool, das besonders für kleine Unternehmen und Start-ups ideal ist. Es unterstützt dich dabei, E-Mail-Kampagnen zu erstellen, Zielgruppen zu segmentieren und Marketing-Automatisierungen einzurichten, um Kunden gezielt anzusprechen. Mit der benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Funktion kannst du ansprechende Newsletter erstellen, die auf verschiedenen Geräten gut aussehen. Mailchimp bietet zudem umfassende Analysefunktionen, mit denen du den Erfolg deiner Kampagnen messen und kontinuierlich optimieren kannst.
Vorteile:
- Einfache Bedienung: Intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche für die Gestaltung von Newslettern, die auch ohne Designkenntnisse funktioniert.
- Automatisierungsfunktionen: E-Mails können automatisch an neue Abonnenten oder aufgrund spezifischer Nutzeraktionen versendet werden, was den Aufwand verringert.
- Umfangreiche Analyse-Tools: Hilft dir, Öffnungsraten, Klicks und Engagement zu überwachen und deine Marketingstrategie entsprechend anzupassen.
Kosten:
Mailchimp kann kostenlos getestet werden, allerdings ist das E-Mail-Marketing in den bezahlten Plänen ab ca. CHF 17 pro Monat verfügbar.
6. Hootsuite
Dein Social Media Manager für effektives Marketing
Hootsuite ist ein leistungsstarkes Social-Media-Management-Tool, das dir ermöglicht, all deine Social-Media-Kanäle zentral zu verwalten. Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist Hootsuite besonders hilfreich, um Zeit zu sparen und eine konsistente Präsenz in den sozialen Medien zu gewährleisten. Mit Hootsuite kannst du Beiträge im Voraus planen, Inhalte auf verschiedenen Plattformen koordinieren und die Performance deiner Posts analysieren. Egal ob Facebook, Instagram, X, LinkedIn oder andere Netzwerke – Hootsuite bietet dir eine umfassende Lösung, um deine Social-Media-Aktivitäten effizient und professionell zu managen.
Vorteile:
- Zeitersparnis durch Planung und Automatisierung: Du kannst deine Social Media-Posts im Voraus erstellen und planen, was dir hilft, regelmässig Inhalte zu teilen, ohne ständig online sein zu müssen. Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden, wodurch du dich auf wichtigere Aspekte deines Geschäfts konzentrieren kannst.
- Zentralisierte Verwaltung mehrerer Plattformen: Verwalte und überwache all deine Social Media-Konten über ein einziges Dashboard, was dir einen besseren Überblick und mehr Kontrolle gibt. Stelle sicher, dass deine Botschaften und dein Branding auf allen Plattformen konsistent sind.
- Umfangreiche Analyse- und Monitoring-Funktionen: Verfolge die Performance deiner Beiträge mit detaillierten Analysen und Berichten, um zu verstehen, was bei deiner Zielgruppe ankommt. Beantworte Kommentare und Nachrichten direkt über Hootsuite, um die Interaktion mit deiner Community zu fördern.
Kosten:
Der Einstieg in die professionelle Nutzung von Hootsuite beginnt ab 99 USD pro Monat für den Professional-Plan, mit dem du bis zu 10 Social-Media-Profile verwalten und unbegrenzt Beiträge planen kannst. Der Team-Plan, der Funktionen wie die Teamverwaltung und detaillierte Analysen bietet, kostet 249 USD pro Monat. Es gibt also unterschiedliche Optionen je nach Bedarf, allerdings keine kostenlose Version mehr für reguläre Nutzung.
7. Toggl
Zeiterfassung leicht gemacht
Toggl ist ein benutzerfreundliches Tool zur Zeiterfassung, das speziell für Freelancer, kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde. Mit Toggl kannst du deine Arbeitszeit präzise erfassen und deine Produktivität verbessern, indem du die genauen Zeiten für verschiedene Aufgaben und Projekte trackst. Es ist ideal für Selbstständige, die Projekte effizienter managen und Kunden exakte Abrechnungen bieten möchten. Die Oberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass du Zeitaufwand mit nur einem Klick erfassen und deine Berichte detailliert auswerten kannst.
Vorteile:
- Einfache Bedienung: Toggl ist sehr benutzerfreundlich und kann intuitiv bedient werden – perfekt für den schnellen Einstieg ohne langwierige Einarbeitung.
- Flexible Zeiterfassung: Du kannst Zeiten automatisch oder manuell erfassen und deine Arbeit nach Projekten oder Kunden aufschlüsseln.
- Umfangreiche Berichte: Die Berichte bieten dir detaillierte Einblicke, sodass du analysieren kannst, wie viel Zeit du für unterschiedliche Aufgaben aufwendest, und deine Produktivität besser planen kannst.
Kosten:
Toggl bietet einen kostenlosen Basic-Plan mit den grundlegenden Funktionen. Für erweiterte Funktionen wie Team-Management und detaillierte Berichte gibt es den Starter-Plan für 9 USD pro Monat und den Premium-Plan für 18 USD pro Monat pro Benutzer.
8. SEObility
Alles für eine erfolgreiche SEO-Strategie
SEObility ist ein umfassendes SEO-Tool, das dir hilft, die Suchmaschinenoptimierung deiner Website zu verbessern und bessere Rankings zu erzielen. Es bietet eine breite Palette an Funktionen, darunter Site-Audits, Keyword-Analyse, Backlink-Tracking und Rank-Tracking. Mit SEObility kannst du schnell herausfinden, welche SEO-Bereiche verbessert werden müssen, und konkrete Maßnahmen ergreifen, um deine Website sichtbarer zu machen. Gerade für Neugründer und kleine Unternehmen ist SEObility ein wertvolles Tool, um organisch mehr Kunden zu erreichen.
Vorteile:
- Umfassende SEO-Analyse: Mit detaillierten Berichten und Analysen kannst du technische und inhaltliche Verbesserungen an deiner Website erkennen und umsetzen.
- Keyword- und Rank-Tracking: Verfolge die Position deiner Keywords und sieh, wie sich dein Ranking im Laufe der Zeit entwickelt, um gezielt an Verbesserungen zu arbeiten.
- Einfache Bedienung: Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und eignet sich sowohl für Einsteiger als auch für fortgeschrittene Nutzer, die ihre SEO optimieren wollen.
Kosten:
SEObility bietet einen kostenlosen Basis-Plan, der die grundlegenden Funktionen abdeckt. Für intensivere Nutzung und mehr Funktionen gibt es den Premium-Plan für 50 EUR pro Monat, der fortgeschrittene SEO-Analysen und Tracking-Optionen beinhaltet.
9. Bitwarden Tresor
Sichere Verwaltung deiner Passwörter
Bitwarden ist ein Passwort-Manager, der speziell für eine sichere und einfache Verwaltung deiner Login-Daten entwickelt wurde. Gerade für Selbstständige und KMU ist es wichtig, den Überblick über Passwörter zu behalten, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen. Bitwarden speichert deine Passwörter verschlüsselt und ermöglicht dir den Zugriff auf alle Anmeldedaten, egal ob du am Computer oder auf dem Smartphone arbeitest. So kannst du dich jederzeit sicher und schnell in deine Accounts einloggen, ohne dir alles merken zu müssen.
Vorteile:
- Maximale Sicherheit: Bitwarden verwendet starke Verschlüsselung, sodass deine Passwörter sicher gespeichert sind und nur du darauf Zugriff hast.
- Plattformübergreifende Verfügbarkeit: Mit Apps für alle gängigen Plattformen sowie einer Webanwendung hast du deine Passwörter immer griffbereit.
- Teilen von Logins: Besonders praktisch für Teams – Bitwarden ermöglicht es dir, bestimmte Passwörter sicher mit anderen zu teilen, ohne die Daten per E-Mail zu versenden.
Kosten:
Die Basisversion von Bitwarden ist kostenlos und bietet bereits die wichtigsten Funktionen für die sichere Passwortverwaltung. Für erweiterte Funktionen, wie den Notfallzugriff oder zusätzliche Sicherheitsoptionen, gibt es die Premium-Version ab 10 USD pro Jahr – eine preiswerte Option für noch mehr Sicherheit.
10. Calendly
Effiziente Terminplanung für Selbstständige
Calendly ist ein leistungsstarkes Tool, das die Terminplanung deutlich vereinfacht. Statt endlose E-Mails zu verschicken, um einen passenden Termin zu finden, kannst du mit Calendly deinen Kalender freigeben, sodass Kunden und Partner sich selbst eine verfügbare Zeit aussuchen können. Dieses Tool synchronisiert sich automatisch mit deinem Kalender, vermeidet Doppelbuchungen und spart dir wertvolle Zeit im Alltag. Besonders für Selbstständige und KMU, die viele Termine koordinieren, ist Calendly eine große Unterstützung.
Vorteile:
- Automatisierte Terminfindung: Durch die Kalenderfreigabe können Kunden oder Partner Termine direkt in deinen verfügbaren Zeiten buchen.
- Anpassungsoptionen: Biete verschiedene Terminarten an, wie z. B. Beratungsgespräche, Follow-ups oder Team-Meetings.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Mit automatischen E-Mail-Erinnerungen vermeidest du verpasste Termine und erhöhst die Effizienz.
Kosten:
Calendly bietet eine kostenlose Version, die grundlegende Terminbuchungsfunktionen umfasst – ideal für Einzelpersonen oder kleinere Teams. Für erweiterte Funktionen wie erweiterte Integrationen, Anpassungsoptionen und Teamfunktionen gibt es die kostenpflichtigen Pakete, die ab 8 USD pro Monat beginnen.
Fazit
Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele Herausforderungen mit sich, doch die richtigen Tools können den Prozess erheblich erleichtern. Von der effizienten Aufgabenverwaltung mit Trello über die ansprechende Content-Erstellung mit Canva bis hin zur einfachen Terminplanung mit Calendly – jedes dieser Tools bietet gezielte Unterstützung, um den Alltag eines jungen Unternehmens reibungsloser und produktiver zu gestalten. Die Auswahl der Tools sollte stets zu den eigenen Bedürfnissen und den verfügbaren Ressourcen passen. Nutze die Möglichkeiten, die diese digitalen Helfer bieten, um deinen Workflow zu optimieren, deine Organisation zu verbessern und letztendlich dein Unternehmen erfolgreich und zukunftsfähig aufzubauen.
Weitere Beiträge, die dich interessieren könnten
Businessplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Gründer
Businessplan erstellen leicht gemacht: In dieser detaillierten Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du deinen Businessplan erfolgreich aufbaust.
Warum auch du einen Businessplan brauchst
Warum ist ein Businessplan so wichtig? Finde heraus, wie dir ein gut durchdachter Plan hilft, dein Unternehmen erfolgreich zu gründen und zu führen.
Erste Kunden gewinnen nach der Firmengründung
Wir zeigen dir praxiserprobte Methoden, die dein Startup beim Gewinnen der ersten Kunden unterstützen und dein Geschäft nachhaltig stärken.